+491722122005 sos@ellys-ocean.de
Drehtür oder Nest

Virtual Assistant – Chance oder Risiko?

Wie verlockend ist es, jemand zu haben, der uns unliebsame Aufgaben abnimmt, unsere Projekte unterstützt, Dinge erledigt, die wir selbst nicht beherrschen. Jemand, der immer ansprechbar ist, wenn wir keine Zeit haben.

So etwas soll es geben und nennt sich virtuelle Assistenz, am liebsten natürlich englisch Virtual Assistant oder schick und kurz VA.

Was macht ein virtueller Assistent (m/w/d)?

Er stellt eine Vielzahl von Dienstleistungen für Unternehmen und Einzelpersonen zur Verfügung.
Er ist kein Freelancer, der von Auftrag zu Auftrag hüpft, sondern er beabsichtigt eine lange enge Kundenbeziehung.
Er arbeitet virtuell (mitunter sogar in anderen Zeitzonen, während Du schläfst).
Er übernimmt einen fest definierten Rahmen von Aufgaben und die Verantwortung dafür.

Welche Aufgaben kann ich an den virtuellen Assistenten übergeben?

Das ist eine wirkliche wichtige Aufgabe, die man zu Beginn (meistens sogar schon bei der Suche) unbedingt klären muss. Denn die Bandbreite ist riesig, geht von Buchhaltung, Telefonannahme, Socialmediapflege, Konkurrenzanalysen, Recherchen, Terminvereinbarung, Organisation von Veranstaltungen bis hin zu Projektleitungen. Und es zeigt sich, dass hier unterschiedliche Skills gefragt sind.

Du wirst schon den oder die Richtige finden.

5 Tipps zur Vorbereitung

Professionalität

Beantwortet die virtuelle Assistentin oder der virtuelle Assistent E-Mails, Sprachnachrichten und andere Korrespondenz zeitnah und professionell? Es ist wichtig, dass die Person, die für Dich arbeiten soll, die richtigen Fähigkeiten hat und zuverlässig zeitnah auf Deine Anfragen und ggf. Kundenanfragen antwortet.

Projektmanagement

Das Jonglieren mit Aufgaben ist heutzutage unerlässlich. Ist der virtuelle Assistent in der Lage mehrere unterschiedliche Aufgaben im Blick zu halten? Kommuniziert er verlässlich und gibt regelmäßige Status-Updates?

Verfügbarkeit

Viele VA arbeiten für mehrere Personen gleichzeitig. Du verlierst an Priorität, wenn die VA bessere Aufträge von neuen virtuellen Arbeitgebern annehmen. Du solltest Dich daher auch um mehrere VAs bemühen. Es macht Sinn die Aufgaben immer auf 2 VA zu verteilen, um immer jemand zu haben, auf den Du zurückgreifen kannst, wenn der eine ausfällt.

Test

Gib dem virtuellen Mitarbeiter ein Miniprojekt, bevor Du Dich längerfristig bindest. Für beide Seiten ist es gut, einen Eindruck von der Zusammenarbeit zu bekommen. Idealerweise gibst Du das gleiche Testprojekt an mehrere virtuelle Assistenten weiter – nicht als Gratisjob, sondern gegen Bezahlung, versteht sich. Veranstaltet Dein eigenes Casting. So stellst Du fest, wie VA arbeiten und welche Ergebnisse Du erwarten kannst.

Referenzen

Kann der virtuelle Assistent Dir eine Liste von Personen oder Unternehmen geben, die Du kontaktieren kannst? Das ist unter Umständen schwierig, weil es hier auch um Diskretion geht und vielleicht ist es auch so, dass der Nasenfaktor immer eine Rolle spielt. Dennoch ist die Frage nach Referenzen nicht überflüssig. Selbst, wenn es noch keine Referenzen gibt oder die Referenzen zurückgehalten werden sollen, bekommst Du einen guten Eindruck, wie der VA mit kniffeligen Fragen umgeht.

Wenn Deine Arbeitslast immens groß ist und Du Dich nach Entlastung sehnst, kannst Du die möglichen Handlungsfelder für deinen Virtuellen Assistenten perfekt in einem Aufbruchworkshop identifizieren.

Was können Führungskräfte tun für ein besseres Fehlerklima?

Was können Führungskräfte tun für ein besseres Fehlerklima?

Führungskräfte können ein Klima schaffen, in dem Fehler nicht als Scheitern, sondern als Lernchance gesehen werden, indem sie folgende Maßnahmen ergreifen: Vorbild sein: Führungskräfte sollten selbst offen über ihre eigenen Fehler sprechen und ihre eigenen...

Warum sich eine bessere Fehlerkultur nicht befehlen lässt

Warum sich eine bessere Fehlerkultur nicht befehlen lässt

Eine bessere Fehlerkultur im Team kann nicht allein durch Befehle von oben integriert werden, da die Einbindung der Teammitglieder und ihre aktive Beteiligung von entscheidender Bedeutung sind. Hier sind fünf Beispiele, warum eine bessere Fehlerkultur nicht durch...

5 Gründe, warum ein Unternehmen seine Fehlerkultur verbessern sollte

5 Gründe, warum ein Unternehmen seine Fehlerkultur verbessern sollte

Ein Unternehmen sollte seine Fehlerkultur verbessern aus folgenden Gründen: Förderung von Innovation und Kreativität: Eine positive Fehlerkultur ermutigt Mitarbeiter, Risiken einzugehen und kreative Ideen zu entwickeln. Durch das Lernen aus Fehlern können innovative...

Wie unterstützt eine bessere Fehlerkultur das Team ganz konkret?

Wie unterstützt eine bessere Fehlerkultur das Team ganz konkret?

Eine bessere Fehlerkultur kann ein Team auf vielfältige Weise unterstützen. Hier sind fünf konkrete Beispiele dafür: Offene Kommunikation und Vertrauen: Eine positive Fehlerkultur ermöglicht den Teammitgliedern, offen über Fehler zu sprechen, sie zu teilen und aus...

Wie können Unternehmen das Stigma des Scheiterns ablegen?

Wie können Unternehmen das Stigma des Scheiterns ablegen?

Scheitern macht gescheiter. Die größten Innovatoren sind nur so groß geworden, weil sie nicht nach dem ersten Scheitern wimmernd aufgegeben haben, sondern sich den Ruß von der Stirn gewischt und einen neuen Versuch gewagt haben. Was können  Unternehmen tun, damit das...

Anzeichen dafür, dass die Fehlerkultur mies ist

Anzeichen dafür, dass die Fehlerkultur mies ist

Es gibt Anzeichen, die darauf hinweisen, dass ein Unternehmen keine gute Fehlerkultur hat. Entdeckst du manche davon in deinem Unternehmen? Angst vor Fehlern: Wenn Mitarbeiter Angst haben, Fehler zu machen, weil sie negative Konsequenzen fürchten und glauben, dass...

Scheitern ist eine Herausforderung

Scheitern ist eine Herausforderung

Es gibt unzählige Herausforderungen, mit denen Unternehmen beim Umgang mit Scheitern konfrontiert sind. Einige der häufigsten Probleme, die uns bei der Arbeit mit ihnen begegnen, sind: Angst vor Reputationsschäden: Unternehmen befürchten, dass ihnen die öffentliche...

Workshop: Schöner scheitern – Immun gegen Business-Rückschläge

Workshop: Schöner scheitern – Immun gegen Business-Rückschläge

​Scheitern ist ein Teil des Lebens. Und doch versuchen wir, Fehler zu vermeiden, und wir fürchten uns vor dem Urteil anderer. In Unternehmen kann diese Angst vor dem Scheitern dazu führen, dass Mitarbeiter zu vorsichtig sind und sich nicht trauen, neue Dinge...

Keine Zeit mehr verlieren
Elly's Ocean hilft!

Sie sind endlose Meetings leid, wollen effizienter, schneller und besser Entscheidungen für die Zukunft treffen und Ihre Projekte endlich umsetzen? Schreiben Sie uns, wir schreiben zurück.

Ein Klick noch:

8 + 12 =

Ihr Name

Wir benötigen Ihren Namen, um Sie ansprechen zu können.

Angaben zum Unternehmen (optional)

Unser Angebot richtet sich nur an Unternehmen und Gründer.

Ihre Nachricht

Teilen Sie uns mit, was wir für Sie tun können. Was ist Ihr dringliches Problem? Gibt es Deadlines? Je genauer Ihre Beschreibung ist, desto effektiver können wir auf Ihre Anfrage eingehen.

Datenschutzhinweise

Ihre Anfrage wird verschlüsselt per https an unseren Server geschickt. Wir werden Ihre Angaben zur Beantwortung Ihrer Anfrage verwenden. Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung.

Cookie-Einstellungen
Auf dieser Website werden Cookie verwendet. Diese werden für den Betrieb der Website benötigt oder helfen uns dabei, die Website zu verbessern.
Alle Cookies zulassen
Auswahl speichern
Individuelle Einstellungen
Individuelle Einstellungen
Dies ist eine Übersicht aller Cookies, die auf der Website verwendet werden. Sie haben die Möglichkeit, individuelle Cookie-Einstellungen vorzunehmen. Geben Sie einzelnen Cookies oder ganzen Gruppen Ihre Einwilligung. Essentielle Cookies lassen sich nicht deaktivieren.
Speichern
Abbrechen
Essenziell (1)
Essenzielle Cookies werden für die grundlegende Funktionalität der Website benötigt.
Cookies anzeigen