Virtual Assistant – Chance oder Risiko?

Wie verlockend ist es, jemand zu haben, der uns unliebsame Aufgaben abnimmt, unsere Projekte unterstützt, Dinge erledigt, die wir selbst nicht beherrschen. Jemand, der immer ansprechbar ist, wenn wir keine Zeit haben.

So etwas soll es geben und nennt sich virtuelle Assistenz, am liebsten natürlich englisch Virtual Assistant oder schick und kurz VA.

Was macht ein virtueller Assistent (m/w/d)?

Er stellt eine Vielzahl von Dienstleistungen für Unternehmen und Einzelpersonen zur Verfügung.
Er ist kein Freelancer, der von Auftrag zu Auftrag hüpft, sondern er beabsichtigt eine lange enge Kundenbeziehung.
Er arbeitet virtuell (mitunter sogar in anderen Zeitzonen, während Du schläfst).
Er übernimmt einen fest definierten Rahmen von Aufgaben und die Verantwortung dafür.

Welche Aufgaben kann ich an den virtuellen Assistenten übergeben?

Das ist eine wirkliche wichtige Aufgabe, die man zu Beginn (meistens sogar schon bei der Suche) unbedingt klären muss. Denn die Bandbreite ist riesig, geht von Buchhaltung, Telefonannahme, Socialmediapflege, Konkurrenzanalysen, Recherchen, Terminvereinbarung, Organisation von Veranstaltungen bis hin zu Projektleitungen. Und es zeigt sich, dass hier unterschiedliche Skills gefragt sind.

Du wirst schon den oder die Richtige finden.

5 Tipps zur Vorbereitung

Professionalität

Beantwortet die virtuelle Assistentin oder der virtuelle Assistent E-Mails, Sprachnachrichten und andere Korrespondenz zeitnah und professionell? Es ist wichtig, dass die Person, die für Dich arbeiten soll, die richtigen Fähigkeiten hat und zuverlässig zeitnah auf Deine Anfragen und ggf. Kundenanfragen antwortet.

Projektmanagement

Das Jonglieren mit Aufgaben ist heutzutage unerlässlich. Ist der virtuelle Assistent in der Lage mehrere unterschiedliche Aufgaben im Blick zu halten? Kommuniziert er verlässlich und gibt regelmäßige Status-Updates?

Verfügbarkeit

Viele VA arbeiten für mehrere Personen gleichzeitig. Du verlierst an Priorität, wenn die VA bessere Aufträge von neuen virtuellen Arbeitgebern annehmen. Du solltest Dich daher auch um mehrere VAs bemühen. Es macht Sinn die Aufgaben immer auf 2 VA zu verteilen, um immer jemand zu haben, auf den Du zurückgreifen kannst, wenn der eine ausfällt.

Test

Gib dem virtuellen Mitarbeiter ein Miniprojekt, bevor Du Dich längerfristig bindest. Für beide Seiten ist es gut, einen Eindruck von der Zusammenarbeit zu bekommen. Idealerweise gibst Du das gleiche Testprojekt an mehrere virtuelle Assistenten weiter – nicht als Gratisjob, sondern gegen Bezahlung, versteht sich. Veranstaltet Dein eigenes Casting. So stellst Du fest, wie VA arbeiten und welche Ergebnisse Du erwarten kannst.

Referenzen

Kann der virtuelle Assistent Dir eine Liste von Personen oder Unternehmen geben, die Du kontaktieren kannst? Das ist unter Umständen schwierig, weil es hier auch um Diskretion geht und vielleicht ist es auch so, dass der Nasenfaktor immer eine Rolle spielt. Dennoch ist die Frage nach Referenzen nicht überflüssig. Selbst, wenn es noch keine Referenzen gibt oder die Referenzen zurückgehalten werden sollen, bekommst Du einen guten Eindruck, wie der VA mit kniffeligen Fragen umgeht.

Wenn Deine Arbeitslast immens groß ist und Du Dich nach Entlastung sehnst, kannst Du die möglichen Handlungsfelder für deinen Virtuellen Assistenten perfekt in einem Aufbruchworkshop identifizieren.